上海最有經(jīng)驗公關(guān)策劃公司 客人的名單以及相關(guān)信息
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你的目標觀眾是誰？誰將會被列入你的客人名單？，打算邀請哪些人？為什么邀請？活動多種多樣，對象也就千差萬別。你要確保參加活動的都是應(yīng)該來的人，而不是能來屋子的人。如果你向某位客人發(fā)出邀請，一定要在請?zhí)蠈懨魇欠窨梢赞D(zhuǎn)讓給他人。在一些情況下由別人代替被邀請人是可以接受的，但在另外一些情況下，你可能會因為邀請的人數(shù)有限而需要確定優(yōu)先順序。這樣的話，如果位于A組名單的客人不能參如，就應(yīng)該用名單上的下一位客人代替。這種情況下你是很不愿意讓你并不認識的人來代替你最初邀請的客人的。
需要誰來參加呢？如果想使這次活動引起媒體的關(guān)注，那么應(yīng)該邀請多少記者？需要請政府官員來嗎？應(yīng)該請公同職員，還是顧客或供應(yīng)商？如果同時邀請不同的群體將會產(chǎn)生計么樣的效果？例如，一家飯店連鎖集團在舉辦客戶答謝活動時，既邀請了某些潛在的公司客戶，又邀請了競爭對手公司的銷售人員。當對手公司的銷售人員竭力吸引這些潛在客戶的注意力時，結(jié)果如何呢? 一方面是銷售人員盡量靠近潛在客戶，努力吸引他們的注意，希望能爭取這些客戶，遏制競爭對手.另一方面，這些潛在客戶卻如坐針氈，頗感尷尬。其實,他們可以把這次活動分為兩場一場為潛在客戶舉辦，一場為那些銷售人員舉辦。或者，如果飯店確實想展示自己的能力，也可以為所有人舉辦二次盛大的、引人注目的活動，但關(guān)鍵是，飯店要對客人之間會產(chǎn)生怎樣互動做到心中有數(shù)，并根據(jù)活動的預(yù)期目標來決定邀請誰。
邀請多少人
在你開始為活動尋找舉辦場地之前，你必須知道將參加活動的客人人數(shù)以及活動所包括的一些內(nèi)容。
下面是一些你需要考慮的事項：
需要安排過夜住宿嗎？要為多少人安排？
客房數(shù)量應(yīng)該根據(jù)一人一間還是兩人一間來預(yù)訂？
會不會需要VIp套房？
如果活動在白天舉辦，是否需要安排一個專門房間供客人更換衣服或者私下會晤之用？
需不需要提前退房或者延遲退房?
會議廳要能夠容納多少與會者？
打算怎么布置房間？是劇院式、8人圓桌式、U型，還是中空方形？需要有展示區(qū)嗎？上餐的方式如何？是否需要留出空間擺放自助餐桌或者食品臺呢？
是否需要安裝背投、搭建舞臺或設(shè)立翻譯間？
是否需要一些分會議室，以便客人在主會議室會議結(jié)束后召開小型會議？有多少人參加分會？會議持續(xù)多長時間？每個分會議室如何布置？需要視聽設(shè)備嗎？
需要單獨的房間供客人就餐或者茶歇嗎？會有多少人參加？是站著還是坐著？
需要給工作人員提供房間或辦公室嗎？
需要一個僻靜的區(qū)域來安排布置工作嗎?這個區(qū)域要能夠容納多少人?
舉辦的活動屬于什么類型？例如，有沒有拍賣活動？需要多少張桌子?
招待會是站式的嗎？是不是只安排一些零散的座位就可以了？是在個獨立的區(qū)域舉行嗎？
晚餐是盤式的正式服務(wù),還是自助餐？
如果是坐式宴會，餐桌是8人、10人圓桌還是長方形桌？
是否需要舞臺、樂隊或舞池呢？
客人概況:他們是誰
客人有什么年齡特征？
客人是和配偶一起來，還是一個人來？這是不帶配偶的公司活動嗎？（如果是，安排跳舞可能會不合適）。
參加籌款活動的贊助公司購買的是個人票，還是10人桌票?要帶家庭成員和朋友來嗎？客人構(gòu)成情況如何？是公司人員、朋友和家庭成員，還是兩者兼而有之？
會有兒童或者青少年參加嗎？有大人陪同嗎？要注意法律規(guī)定的飲酒年齡，提醒主辦方檢查他們的身份證。
客人們將乘坐什么交通工具？是自己開車來，還是乘坐接送客人的大巴？要考慮公共交通工具嗎?
某家大公司準備主辦一次由3000名年齡在1924歲之間的年輕人參加的多媒體活動。對于這樣的活動，是否具備方便的公交系統(tǒng)就成了選取活動舉辦地點的關(guān)鍵因素。
客人名單清單
準備名單：活動舉辦6個月前
至少提前8周時間來準備客人名單，要確保地址都是有效的，并標明互見。
客人名單：要注意消防部門所規(guī)定的最大房容量
如果忽視了消防部門在空間容量、安全出口、衛(wèi)生間和標志等方面的規(guī)定，你的活動很可能會被取消。增加容量有多種方法，比如安裝室外帳篷,增添更多的衛(wèi)生間設(shè)備等。
注意郵件遞送的時間和客人的回復日期。
客人是否會因為學校放假而出國了？圣誕節(jié)、新年、逾越節(jié)、復活節(jié)之類的節(jié)日是否會影響活動舉辦的時間？
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