會議策劃如何合理安排活動團隊的配置
對于活動公司來說，一個項目團隊的組成主要包括活動經理人、策劃人員、編導人員、制片人員、技術人員、企宣人員、行政法務人員，這六個類別人員的工作內容和分工各不相同，但是他們之間就像一個還原的魔方的六個面一樣，每個面都相互關聯(lián)，并且內部存在著一定的邏輯關系，任何一面不完整，整個魔方就不可能還原完全。因此，要讓各部門各工種都能充分發(fā)揮作用，就要對這六類人員做一個系統(tǒng)性的人員規(guī)劃。同時，作為團隊的管理者，更要了解每一個工種的特點以及團隊中每個成員的優(yōu)勢和特長。
以策劃為例，策劃需要很強的專業(yè)性技能和方法，因此，策劃人員的特長和興趣點可能不盡相同，這正好與活動行業(yè)范圍廣、類別多的特點相對應。有些人可能擅長商業(yè)推廣、選秀類活動的策劃，有些人則偏重旅游景點節(jié)慶活動的策劃，有些人可能擅長公益慈善類活動的策劃、有些人則可能偏好體育賽事類活動的策劃，而作為團隊管理者，要根據(jù)不同的項目和需求來進行人員的重新組合和調配，讓組合后的各工種人員能夠充分發(fā)揮自己的特長，將優(yōu)勢最大化。
在在過去的工作和實踐中，我們對如何建立一支高效的項目團隊和志愿者隊伍進行了總結，主要包括以下要點：
· 團隊的規(guī)模要適當、易于管理。最有效率的團隊包含2到25人，而其中的大多數(shù)不超過10人。
· 選擇適當?shù)娜藛T來組成團隊，團隊成員的知識結構應該合理搭配。
· 團隊的領導者需要得到更為專業(yè)的培訓或具備專業(yè)經歷，甚至具備個人魅力和感召力。
· 整個團隊需要一套系統(tǒng)的專業(yè)的培訓，借助培訓來更好地完成任務。
· 團隊成員之間，組織機構的成員之間任務要明確，且要互相信任，互相支持。
· 在工作人員和組織機構之間需要平行及垂直的交流。
· 要賦予團隊成員和志愿者必要的權力和實實在在的責任。
· 在工作環(huán)境中營造快樂、輕松、幽默的氛圍。
· 對于團隊成員和志愿者的貢獻要給予充分地肯定。
· 要創(chuàng)造機會讓團隊成員和志愿者慶祝自己的成功。
一名優(yōu)秀的的活動項目經理需要具備以下的能力和技能：
· 建立并運用團隊，并具備領導才能
· 成功地認定任務之所在，并保質保量按時完成任務
· 把項目計劃與活動的戰(zhàn)略、營銷和藝術內容等計劃整合在一起
· 按照行業(yè)標準來進行風險管理
· 能有效地運用財務控制、指標、和報告
· 制定活動的供應計劃，管理合同
· 具有一定溝通技巧和語言表達能力
· 聯(lián)絡并管理眾多的外部利益相關者，包括公共和私營的組織機構
· 為管理高層和客戶撰寫管理進度報告，包括項目評估和項目總結
· 具備該活動以及相同領域中其它類似活動的知識
除了人員的優(yōu)勢組合之外，還有一種組合方式可以增加公司的軟實力，活動策劃，那就是選擇性的專業(yè)外包。一個專業(yè)的預期效果的實現(xiàn)，甚至還可能為活動增色。那么我們要做的工作就是將這些專業(yè)的團隊整合進我們的團隊中，通過長期合作，讓這些專業(yè)人士變成我們團隊的一部分。從另一個角度來說，我們投資一百萬，買一套設備，一年可能只用一次，而如果把這一百萬包給專業(yè)的設備公司去做，一年可以用十次，這樣又符合批量采購的原則，可以為公司節(jié)省很多預算成本，而且也解決了這些工作人員在活動中所涉及的保險問題?？梢哉f，這是一個一舉多得的團隊管理策略。
當然，之所以說有選擇的進行外包，也不是所有活動所需的設備都可以用這種租賃和外包的方式來完成，比如說一些主題活動中有特色的服裝、復雜的舞臺道具，這些都需要根據(jù)活動主題的要求來訂做才能達到預期的表現(xiàn)效果。
