做活動(dòng)錢要用在刀刃上
要提高活動(dòng)運(yùn)營的效益，一是開源二是節(jié)流。提高團(tuán)隊(duì)管理水平，也是能否節(jié)約成本的一個(gè)重要因素。做活動(dòng)往往是勞動(dòng)密集型的，如果是在異地做活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)本身的衣食住行就是一筆龐大的支出，比如說，住五星級酒店與租用民房費(fèi)用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過旅行社預(yù)定團(tuán)體票與單個(gè)的臨時(shí)買票，差別也很大;有的活動(dòng)需要?jiǎng)佑脦资?、幾百人、甚至幾千人，是購買盒飯還是自己動(dòng)手制作工作餐，成本差別都很大。這指的是硬性成本，更重要的是在各個(gè)資源的調(diào)配方面，一旦公司做大做強(qiáng)、形成了一定規(guī)模的資源調(diào)配網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，很多資源便可以就地調(diào)配，減少了中間環(huán)節(jié)、流通成本、物流成本以及人員成本。
其中的物流成本里包括幾個(gè)環(huán)節(jié)，首先是設(shè)備的交通成本，比如說平時(shí)做活動(dòng)，需要將道具從長沙調(diào)到海南，往返要兩天，但如果我們有了便捷的資源網(wǎng)絡(luò)，就可以直接從海南、湛江或廣州就近調(diào)配設(shè)備，這樣，不僅節(jié)省了時(shí)間還可以節(jié)省相應(yīng)的運(yùn)費(fèi)。藝人也是如此，如果在成都做活動(dòng)，就可以近水樓臺的在當(dāng)?shù)卣椅璧笀F(tuán)隊(duì)或者檔期相吻合的藝人。
去年7月，新活動(dòng)傳媒成功運(yùn)作的哈薩克斯坦-海南推介會就是一個(gè)很好的例子，原本表演的舞蹈團(tuán)要從長沙調(diào)過去，后來導(dǎo)演經(jīng)過商議后決定直接從北京調(diào)，而且北京有專業(yè)的舞蹈團(tuán)隊(duì)，資源可能更好，自然就節(jié)省了北京往返長沙的交通成本。同樣，機(jī)器設(shè)備也是在哈薩克斯坦當(dāng)?shù)刈饨璧?，不僅節(jié)省了成本，還免除了報(bào)關(guān)方面的麻煩。當(dāng)然，前面我們也強(qiáng)調(diào)了，能夠合理的調(diào)配資源、節(jié)約成本，如果沒有長期積累的資源網(wǎng)絡(luò)是不可以想象的，要知道，羅馬可不是一天建成的。
但是節(jié)省活動(dòng)成本并不意味著要以降低活動(dòng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為代價(jià)。
對于活動(dòng)公司來說，一方面不能多花客戶的錢，另一方面卻要給客戶提供最好的服務(wù)，這是活動(dòng)運(yùn)營公司贏得客戶的基本前提。這個(gè)看似矛盾的問題，其實(shí)操作起來也很簡單，就是把錢要用在刀刃上，有句土話說得好：“騎毛驢兒上酒吧，該省的省，該花的花!”，但不能為省錢而省錢，有時(shí)候在小的地方省錢了，結(jié)果可能得不償失，甚至釀成大錯(cuò)。
新活動(dòng)傳媒做活動(dòng)時(shí)，對外請的藝人給予的待遇總是超過標(biāo)準(zhǔn)，對自己的工作人員則能省則省，特別是在食宿方面，前提是質(zhì)量予以保證。2007年廣東國際旅游文化節(jié)開幕式籌備期間，工作人員的盒飯一開始是在一家較小的餐館訂做的，價(jià)格便宜，低于廣州平均價(jià)格。但當(dāng)發(fā)現(xiàn)它的質(zhì)量與衛(wèi)生狀況不穩(wěn)定時(shí)，公司立即找到廣州最正規(guī)、規(guī)模最大的快餐店提供盒飯。道理很簡單，如果工作人員吃不飽吃不香，會影響精神和體力，進(jìn)而影響工作效率。如果衛(wèi)生再出問題，造成非戰(zhàn)斗減員，則會直接耽誤籌備和開幕式演出，這個(gè)損失就太大了。
有些時(shí)候做活動(dòng)還會出現(xiàn)超支的情況，但是為了提高公司的知名度和本著對客戶負(fù)責(zé)的態(tài)度，也為了建立更好的、長期的客戶關(guān)系，即使費(fèi)用超支了也必須將活動(dòng)做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)活動(dòng)的時(shí)候，邀請了香港的曾志偉先生做主持人，他當(dāng)時(shí)在美國，因天氣原因飛機(jī)根本無法起飛，但是活動(dòng)不等人，為了對觀眾負(fù)責(zé)，導(dǎo)演組只好決定臨時(shí)換人，由他的兒子和另外一位香港藝人張國強(qiáng)先生頂替他出席，可是問題又來了，當(dāng)天晚上香港至長沙的機(jī)票已經(jīng)全部售空，火車又太慢，在這種情況下，可以從本地另選主持人，但公司沒有這樣做，而是當(dāng)機(jī)立斷，決定開車去接!派兩名經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)不分晝夜從長沙開到深圳羅湖口岸接，回到長沙現(xiàn)場的時(shí)間離活動(dòng)開始只有不到兩個(gè)小時(shí)，不僅驚心動(dòng)魄，開車的成本甚至比機(jī)票高出很多，但是，為了保證客戶的利益，活動(dòng)策劃，也為了保證寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)不缺失亮點(diǎn)，就必須這么做，這個(gè)時(shí)候該增加的費(fèi)用就一定要增加。所以，我們在做預(yù)算的時(shí)候，通常也會做一個(gè)不可預(yù)計(jì)的費(fèi)用預(yù)算。
