新活動(dòng)行業(yè)的行家和雜家
前面說過，活動(dòng)策劃，活動(dòng)行業(yè)同其它任何文化行業(yè)一樣，都是一個(gè)從無到有伴隨著市場經(jīng)濟(jì)出生并發(fā)展起來的商業(yè)行為，因此它也同其它任何行業(yè)一樣要與第二方、第三方、甚至更多方的合作者發(fā)生商業(yè)行為上的聯(lián)系，而活動(dòng)行業(yè)的獨(dú)特之處在于它是跨行業(yè)的資源整合媒體，所以，它所與之互動(dòng)并發(fā)生業(yè)務(wù)往來的行業(yè)會(huì)更加多樣和復(fù)雜，基于此，合同的簽訂就顯得相當(dāng)?shù)闹匾?/p>
合同的定義是指：兩個(gè)或以上合同締結(jié)方之間規(guī)定相互之間的權(quán)力和義務(wù)的一個(gè)受法律監(jiān)督和約束的協(xié)議。合同描述合同締結(jié)方之間的相互交換關(guān)系。它既可以是書面的一紙協(xié)議，也可以是口頭上的承諾協(xié)議。在活動(dòng)運(yùn)營行業(yè)，口頭協(xié)議容易在未來引起糾紛，俗話說得好，“口說無憑”，出爾反爾的事情比比皆是，而且活動(dòng)執(zhí)行過程中環(huán)節(jié)太多，參與的人員和單位形形色色，更是容易出現(xiàn)對協(xié)議條款的理解歧義，為防止這種情況出現(xiàn)，口頭協(xié)議在活動(dòng)行業(yè)中并不常用，書面的合同協(xié)議是通常采用的恰當(dāng)方式。
我們通過實(shí)踐總結(jié)，一個(gè)典型的活動(dòng)行業(yè)的合同書應(yīng)該包含以下的內(nèi)容：
各合同締結(jié)方的名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式及其它的公司注冊信息
所提供服務(wù)或產(chǎn)品的細(xì)節(jié)――如設(shè)備、娛樂、場地使用等及其詳細(xì)描述
交換服務(wù)和產(chǎn)品的各種條件條款――各項(xiàng)交換的條件和約定必須清晰地表達(dá)出來，包括財(cái)務(wù)條款(支付方式等)、合同終止條款、約定的時(shí)間、雙方的責(zé)任和權(quán)力等
合同締結(jié)各方的簽名――表明各方對合同中規(guī)定的交換條件及其它協(xié)議等完全了解并同意
一般公司或企業(yè)所涉及的合同類型相對比較單一，諸如銷售行業(yè)的銷售合同，房租中介的租賃合同等等，這種單一性對于合同的制定要求反而低了很多，許多公司都可以經(jīng)過長期的摸索和總結(jié)創(chuàng)建出一套符合常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)模式的合同范本，格式化后便可以一勞永逸。
活動(dòng)行業(yè)的行業(yè)性質(zhì)決定了其合同樣式絕不會(huì)像其它的行業(yè)那樣單一，而是形式多種多樣。比如說，之前可能有一個(gè)合作意向協(xié)議，緊接著，需要有一個(gè)大的框架協(xié)議，在活動(dòng)項(xiàng)目確定后，還將涉及到一系列的合同，諸如演出、設(shè)備租賃、舞美制作等細(xì)節(jié)合作協(xié)議。因?yàn)榛顒?dòng)行業(yè)的創(chuàng)新性特點(diǎn)以及每次活動(dòng)主題的變更、成本預(yù)算的控制，導(dǎo)致相關(guān)合同不可能有一個(gè)通用的模式范本，各類合同也不可能按照同樣的標(biāo)準(zhǔn)去衡量和解析，這無疑給活動(dòng)公司的法務(wù)人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。對于他們來說，一方面要精通普通合同簽訂的法律程序，另一方面又要非常了解活動(dòng)行業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)和靈活性，做到活學(xué)活用，具體事情具體對待，而不是完全照搬照抄以前的合同，或者試圖創(chuàng)建一種可以偷工減料的所謂格式化合同。
其次，就活動(dòng)行業(yè)本身來說，它的時(shí)效性非常強(qiáng)。一個(gè)項(xiàng)目合同從簽下來到它開始執(zhí)行，時(shí)間非常短，通常在一個(gè)月或者兩三個(gè)月的時(shí)間里，會(huì)有很多合同一下子撲過來等著法務(wù)人員進(jìn)行審核，因此，一個(gè)活動(dòng)運(yùn)營公司，至少要有一到兩個(gè)專業(yè)的法務(wù)人員來審核合同。即便如此，工作量仍然很大，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目有四五十份合同，但只給二三十天的審核時(shí)間，這也給法務(wù)人員造成不小的壓力。一方面要保證審核的質(zhì)量，另一方面又要考慮時(shí)間的緊迫性。所以，更加靈活的方法就是從原合同--業(yè)務(wù)部門--法務(wù)人員, 即由公司的法務(wù)人員提供以前用過的相對比較合適、完善的合同文本給業(yè)務(wù)部門做參考，然后由項(xiàng)目組的執(zhí)行人員根據(jù)項(xiàng)目的具體情況來起草合同，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對相關(guān)業(yè)務(wù)條款進(jìn)行初審，最后再交由法務(wù)人員審核。這樣做的優(yōu)勢在于,項(xiàng)目組的執(zhí)行人員會(huì)比法務(wù)人員更加了解整個(gè)項(xiàng)目的背景和細(xì)節(jié)情況，因此，對于合同的要求會(huì)更加的明確和有針對性，此外，由業(yè)務(wù)人員草擬合同也能夠提高工作效率，為法務(wù)人員節(jié)省時(shí)間。
但這種方式所面臨的問題是，它要求項(xiàng)目組的執(zhí)行人員一定要具備更全面的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要懂得合同草擬和簽訂的基本法律常識(shí)，不能過分依賴法務(wù)人員的審核，要把整個(gè)合同通讀一遍，然后按照具體情況去修改完善，而不是向法務(wù)人員要來一份之前類似的合同，改下數(shù)字和甲方乙方的名稱就OK了。
其實(shí)，公司的任何一個(gè)執(zhí)行人員，在保證不會(huì)犯低級的、常識(shí)性錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，也要培養(yǎng)一種風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在談判和簽訂合同的過程中，要具備法務(wù)人員那種理性思考問題的能力，而不是感情用事或粗枝大葉。要知道，十次中出現(xiàn)一次叫風(fēng)險(xiǎn)，如果每次都發(fā)生，那就只能叫做錯(cuò)誤了。
