會議活動淺談大型活動之組織與管理
本人由于個(gè)性和愛好使然，一直從事著各種類型活動的策劃和組織之工作，因此也常感被這種落后管理方式拖累的筋疲力盡。但是所謂吃一塹、長一智，教訓(xùn)需要總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)總在積累，本人欲把自己曾在活動的組織和管理過程中的遇到的若干教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)贸鰜砗痛蠹医涣鳎郧蟠蠹一ハ喾龀?，共同進(jìn)步。
由于活動的種類繁多，本文所論述的活動種類主要包括各種大中型演出活動、公關(guān)活動、賽事、促銷活動、客戶答謝會(聯(lián)誼會)、各種派對、時(shí)裝發(fā)布會等參與人數(shù)在200人以上的活動。其他類型的活動在這里就不加詳述，但大多都有相通之處，只是大同小異而已。
一 現(xiàn)在大型活動的組織與管理中的典型問題
1、 勞動強(qiáng)度大：由于沒有一個(gè)合理而科學(xué)的管理和執(zhí)行規(guī)劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動期間內(nèi)人員的體力和腦力嚴(yán)重超支，往往每天只能睡幾個(gè)小時(shí)或者根本就沒有睡眠時(shí)間。
2、 財(cái)務(wù)預(yù)算超支：由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個(gè)比較詳細(xì)而嚴(yán)密的預(yù)算，所以在活動的執(zhí)行期間往往會冒出很多預(yù)算之外的支出，使活動結(jié)果的結(jié)算時(shí)嚴(yán)重超支。
3、 活動過程混亂：由于在活動執(zhí)行前期的分工混亂，缺乏規(guī)范的管理，直接造成活動執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，嚴(yán)重影響了活動質(zhì)量。
4、 管理觀念落后：現(xiàn)在很多活動的組織、承辦方的負(fù)責(zé)人有很多都認(rèn)為，做活動本來就是一個(gè)繁雜的事情，活動過程就應(yīng)該亂、就應(yīng)該忙、就應(yīng)該累，他們把活動執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時(shí)間集中的特點(diǎn)當(dāng)作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知，科學(xué)管理的實(shí)施初衷和基本作用就是為了防止和應(yīng)付計(jì)劃執(zhí)行過程中的突發(fā)事件，盡量減少突發(fā)事件對計(jì)劃執(zhí)行的影響。我們今天提出提高活動管理效率的目的，也正是科學(xué)地研究活動執(zhí)行過程中的方方面面，以求提前規(guī)劃，科學(xué)執(zhí)行，盡量減少我們現(xiàn)在所出現(xiàn)的不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，從而也最終提高活動的質(zhì)量。
二 舉辦大型活動的相關(guān)程序和法律規(guī)定
(一) 活動策劃階段
從程序上說，大型活動策劃和實(shí)施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：
第一，立項(xiàng)。
第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。
第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。
第四，活動策劃，方案論證。
因?yàn)殛P(guān)于活動策劃并不是本文的重點(diǎn)，所以在這里就不加詳述了。
(二)辦理審批手續(xù)
根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
但我們一般常見的活動，主要需要報(bào)批的主要有文化廳(局)、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會比較少，主要以上面四個(gè)機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：
1、需要向地方文化部門報(bào)批的方面。
需要向地方文化部門報(bào)批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場(館)或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。
申請時(shí)應(yīng)提交的文件有：
(1) 演出申請書;
(2) 與演出相關(guān)的各類演出合同文本;
(3) 演出節(jié)目內(nèi)容材料;
(4) 營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》。
《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：
(1) 售票或者包場的;
(2) 支付演出單位或者個(gè)人報(bào)酬的;
(3) 以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的;
(4) 有贊助或者捐助的;
(5) 以其他經(jīng)營方式組織演出的。
其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定請參閱《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》和《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》。
2、關(guān)于公安部門的報(bào)批
為了保證各項(xiàng)活動的正常進(jìn)行，維護(hù)社會治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報(bào)縣級以上公安部門申請批準(zhǔn)。申請時(shí)提交一下文件：
(1) 活動方案和說明;
(2) 活動安全保衛(wèi)工作方案;
(3) 場地管理者出具的同意使用證明;
(4) 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等;
(5) 法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。
其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：
(1) 活動的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式;
(2) 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志;
(3) 場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況;
(4) 入場票證的管理、查驗(yàn)措施;
(5) 場地人員的核定容量;
(6) 迅速疏散人員的預(yù)備措施。
